Arşivlemenin sistemli olarak yürütülmesi için öncelikle
arşivleme yeri tespit edilmelidir. Arşiv yerlerinin
hava koşullarının, belgelerin korunmasına elverişli olması
gerekir. Arşiv yerinin tespitinden sonra ikinci
aşama ise arşiv malzemesi temin etmektir.
Arşivlemede kullanılan malzeme, raflar ve çeşitli
dolaplar temin edilirken bunların, arşiv doküman,
belge ve diğer tüm malzemeleri uzun
bir süre koruyacak yeterliliğe sahip olması
gerekir. Arşivde, belgeler genellikle dosya içinde
saklanır. Arşivlemede bir belgenin dosya içindeki
düzeni önemlidir. Bu bakımdan bölümler ve
alt bölümlere ait belgeler tarih sırasıyla
gruplandırılır. Bu gruplamada işletmenin örgüt şemasındaki
genel basamak yapısı dikkate alınır. Önce
ana bölümler, daha sonra alt bölümlere
ait belgeler gruplandırılır. Yıllara göre gruplandırılan
belgeler kendi içinde gün, ay, yıl
olarak sıraya konur. Bu işlem, önceki
tarihten sonraki tarihe doğru yapılır. Dosyaların
yerleştirildiği kutu üzerine gerekli kodlamayı yapabilmek
için etiket yapıştırılır. Kodlama yaparken kutu
numarası ve dosya numarası ya da
kodu yazılır. Dosya numarası bölümünde kutuda
bulunan dosyaların ilk ve son numaraları
ile işlem numarası belirtilir. Eğer kutuda
tek bir dosya varsa yıllar yazılabileceği
gibi kutu içerisindeki dosya ile ilgili
bilgide verilebilir. Kodlama işlemi bittikten sonra
arşive konulan dosyaların tümünün listesi çıkarılır.
Bu listenin bir örneği arşivden sorumlu
memurda bulunur. Kurum ve kuruluşlar, arşiv
faaliyetlerini bir düzen çerçevesinde yürütürler. Yürütülen
bu faaliyetler topluluğuna arşivleme denir. Örgütlerde,
arşivleme bildiğimiz geleneksel yöntemlerle olabildiği gibi
bilgisayar teknolojisinden yararlanarak geliştirilen ofis otomasyonuna
dayalı yöntemlerle de yapılabilmektedir. Bilgisayarların ofis
faaliyetlerinin vazgeçilmez araçları olmasından sonra elektronik
arşiv uygulamaları yaygınlaşmaya başlamıştır. Elektronik arşivlerde;
herhangi bir evrakın, daha rahat ve
güvenilebilir bir şekilde aranabilmesi ve ihtiyaç
duyulan belgenin kolaylıkla bulunabilmesi mümkündür. Arşivleme,
adından da anlaşıldığı gibi değerli olan
dokümanların bozulmadan korunması amacıyla yapılır. Bu
nedenle elektronik arşivleme yöntemleri kullanıldığı zaman,
arşiv dokümanlarını bozmayacak yöntemler kullanılmalıdır. Belgelerin
bilgisayar ortamına aktarılırken özelliklerinin bozulmamasına dikkat
edilmelidir. Bu amaçla evrakın bilgisayara aktarılmasında,
belgeye zarar vermeyen soğuk ışık kaynaklı
tarayıcılardan yararlanılmalıdır. undefined undefined undefined